Surat Umum

Surat Umum

Adalah surat  yang di tujukan kepada orang banyak baik dalam suatu organisasi maupun orang di luar organisasi yang memiliki maksud seperti mengajak, meminta, permohonan dan lain-lain.

Contoh surat umum dan sosial :

SURAT UNDANGAN

Dalam surat undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk mengahadiri suatu acara. Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluaasi , rapat persencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisahan akaryawan, peresmian gedung, halal bilhalal, syukuran, promosi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus di cantumkan dalam surat undangan :

Alasan (mengapa penulis mengirim undangan).

Acara (apabila perlu dengan susunan atau rincian acara)

Acara ini perlu diketahui agar pembaca biasa menimbang apakah perlu menghadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan agar para calon peserta biasanya mempersiapkan diri, biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti”

Waktu

Waktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jam, tanggal, dan hari agar calaon peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersebut. Dalam peruses proofreading surat undangan sebaiknya waktu dijadikan Hot spot yang perlu diteliti dengan cermat agar tidak terjadi kekeliruan. Kekeliruan dalam penulisan waktu bias mengakibatkan kekecewaan, bahkan kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai berikut:

Hari                        : Senin

Tanggal                  : 17 Maret 2001

Waktu                   : 19:00-21.30

Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang, dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.

 Persyaratan peserta/hadirin

Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan , waktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya.

SURAT PEMBERITAHUAN

Surat pemberitahuan termasuk surat informatif karena surat ini menyampaikan fakta (berupa keputusan atau kejasian) yang dianggap perlu diketahui oleh pembacanya. Prinsip terpenting dalam penulisan surat pemberitahuan adalah kejelasan. Artinya, informasi yanag disampaikan harus rinci dan spesifik. Selain jelas informasi yang disampaikan juga harus logis.

Garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut:

  • Bagian pembuka

Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.

  • Bagian tengah

Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea tengah dengan rinciannya.

  • Bagian penutup

Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.

SURAT PENGUMUMAN

Surat pengumuman hampir sama dengan surat pemberitahuan, yaitu berisi informasi. Perbedaannya adalah luasnya khalayak yang dituju. Surat pengumuman ditujukan kepada khalayak yang lebih luas dibanding surat pemberitahuan.selain itu, surat pengumuman tidak bisa ditujuka kepada perorangan, sedangkan surat pemberitahuan bisa ditujukan kepada perorangan. Surat pengumuman bersifat terbuka, boleh diketahui siapa saja, sehingga sering ditempel di papan pengumuman. Sedangkan surat pemberitahuan bisa bersifat tertutup atau rahasia.

SURAT EDARAN

Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler) atau semua orang yang di tuju mendapat surat yang sama isinya.

Ditinjau dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran dibagi menjadi dua:

  1. Edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas, missal edaran dari bank untuk nasabah;
  2. Edaran kepada banyak orang yang tidak terbatas jumlahnya, misalnya promosi barang.

Perbedaan surat edaran dengan surat pengumuman yaitu pada cara penyebarannya:

  1. Surat edaran: dilakukan dengan berpindah tangan dalam suatu organisasi sehingga jumlah penerimaannya dapat diketahui.
  2. Surat pengumuman: memasangnya di papan pengumuman atau didalam Koran/ majalah sehingga jumlah penerima informasi tidak dapat diketahui dengan pasti.
  3. SURAT KETERANGAN

Surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Isinya menyangkut aktivitas manusia sehingga surat ini paling banyak dibuat. Pembagian surat keterangan dari segi isi dan derajat kepentingannya:

  1. Surat keterangan biasa
  2. Surat referensi
  3. Surat rekomendasi
  4. Surat pernyataan
  5. SURAT JANJI TEMU

Surat janji temu merupakan surat yang berisi keterangan mengenai kapan realisasi pertemuan antar dua perusahaan atau lebih guna membicarakan berbagai masalah, missal masalah bisnis.

SURAT TEMPAHAN

Istilah tempahan digunakan untuk membedakannya dengan istilah pesanan, walaupun keduanya memiliki makna yang sama.

SURAT PERMOHONAN

Surat permohonan merupakan surat yang digunakan oleh seseorang untuk memohon sesuatu kepada orang lain.

Kata mohon kurang tepat bila digunakan untuk diberi suatu barang atau benda, kata ini lebih tepat digunakan untuk mengharap jasa dari orang lain. Kata yang tepat untuk mengharap diberi suatu benda atau barang adalah minta. karenanya jika ingin meminta sesuatu, kita menggunakan surat permintaan, sedangkan untuk mengharapkan jasa kita menggunakan surat permohonan.

Surat keterangan biasa

Surat keterangan yang diberikan kepada seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-hari. Contoh surat keterangan adalah surat keterangan mahasiswa, surat keterangan karyawan, surat keterangan bank, dan lain  sebagainya.

Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut:

  1. Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan;
  2. Data pribadi pihak yang diterangkan;
  3. Isi keterangan (menerangkan apa);
  4. Tujuan surat keterangan dibuat (untuk keperluan apa);
  5. Penutup: imbauan atau harapan agar pihak ketiga dan pihak yang berkepentingan

memaklumi isi surat yang dimaksud.

Surat referensi

Surat referensi merupakan surat keterangan yang bersifat rahasia dari  pihak ketiga tentang pihak pertama yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan kualifikasi pihak pertama untuk kepentingan pihak kedua (yang memerlukan referensi tersebut) Surat ini biasanya diperlukan untuk kepentingan niaga dan melamar pekerjaan. Referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam: referensi dagang, referensi bank, dan referensi pribadi.

Surat rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan surat keterangan yang diberikan kepada  seseorang atau perusahaan berdasarkan data autentik yang ada. Surat ini bisa diberikan oleh pimpinan perusahaan berdasarkan catatan pembukuan perusahaannya.

Surat pernyataan

Surat pernyataan adalah keterangan yang diberikan oleh seseorang atau instansi yang menyatakan keadaan seseorang atau hal tertentu untuk suatu keperluan khusus.Surat pernyataan yang menyangkut hukum harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Reny Noviyanti11

This Is My WordPress.com

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: